Importer projekter fra Excel
Flyt projekter fra Planner eller et regneark ind i Ressourcify — skabelon, kolonner og faldgruber.
Skal du i gang med Ressourcify og har dine projekter liggende i Microsoft Planner eller et regneark, behøver du ikke taste dem ind igen. Du kan læse dem ind fra en Excel- eller CSV-fil.
Importen er tænkt som en engangsøvelse ved opstart — ikke som en løbende synkronisering. Kører du Planner videre sideløbende, holder de to systemer ikke hinanden opdaterede.
Tilladelser: ORG_ADMIN (alle afdelinger) og DEPT_ADMIN (egne
afdelinger).
Administrerer du kun nogle afdelinger, skal hver række pege på en af dem. Rækker der rammer en afdeling du ikke administrerer — eller slet ingen afdeling — bliver markeret som fejl i forhåndsvisningen og springes over. Det gælder også rækker der ville flytte et projekt ind i eller ud af dine afdelinger.
Hent skabelonen
Skabelonen er en CSV-fil med de kolonner Ressourcify kender, plus to eksempelrækker der viser formatet. Du henter den i importdialogen, på trinnet hvor du vælger fil.
Du behøver ikke bruge skabelonen. Har du allerede en liste i Excel, kan du læse den ind som den er — så peger du bare selv på hvilke kolonner der er hvad undervejs. Skabelonen er den hurtige vej, ikke den eneste.
Kolonnerne
| Kolonne | Påkrævet | Forklaring |
|---|---|---|
| Projektnavn | Ja | Det eneste felt der altid skal udfyldes. Maks. 120 tegn |
| Projektnummer | Nej | Din egen nøgle for projektet — se advarslen nedenfor |
| Projektkode | Nej | Lad feltet stå tomt, så udleder Ressourcify koden af afdelingen, fx IT-001 |
| Afdeling | Nej | Matches på afdelingens navn. Findes den ikke, importeres projektet uden afdeling |
| Projektleder | Nej | E-mail matcher præcist, ellers matches der på navn |
| Startdato | Nej | Format ÅÅÅÅ-MM-DD |
| Slutdato | Nej | Format ÅÅÅÅ-MM-DD |
| Status | Nej | Aktiv, Pauset, Afsluttet eller Annulleret. Tom celle bliver til Aktiv |
| Noter | Nej | Fritekst, maks. 2000 tegn |
Kolonnerne må stå i vilkårlig rækkefølge, og du må gerne have ekstra kolonner med — dem der ikke bruges, springes over.
Én række bliver til ét projekt. Har du et Planner-ark hvor hver række er en opgave, giver 80 opgaver altså 80 projekter. Vil du hellere have ét projekt per plan eller per bucket, vælger du dén kolonne som grupperingsnøgle undervejs, og så samles rækkerne.
Fire ting der er værd at vide på forhånd
Uden projektnummer kan filen ikke køres igen
Det er den vigtigste. Projektnummer er det felt Ressourcify bruger til at genkende et projekt den har set før. Er kolonnen udfyldt, kan du rette i arket og køre det igen — de eksisterende projekter bliver opdateret.
Er kolonnen tom, kan importen ikke kende forskel. Kører du filen igen, oprettes alle projekterne en gang til ved siden af de gamle.
Brug et projektnummer du selv kan genkende — projektnummeret fra jeres gamle system, opgave-id'et fra Planner-eksporten, eller bare et løbenummer. Det behøver ikke betyde noget for andre end importen.
Datoer rundes til ugestart
Ressourcify planlægger i hele uger, så begge datoer flyttes ud til ugens kant — men hver sin vej. En startdato den onsdag 26. august 2026 bliver til mandag 24. august, og en slutdato samme onsdag bliver til søndag 30. august. Perioden strækkes altså ud til hele uger frem for at blive klippet.
Det er ikke en fejl, og det påvirker ikke hvor lang perioden er i praksis. Men det er værd at vide, hvis du sammenligner tallene med dit gamle system bagefter.
Der oprettes aldrig brugere eller afdelinger
Importen matcher mod de brugere og afdelinger der allerede findes — den opretter aldrig nye. Det er bevidst: en import der oprettede brugere kunne lydløst fylde jeres licens op med halve profiler.
Står der en projektleder i arket som ikke kan matches entydigt, får du en liste i forhåndsvisningen hvor du selv peger på den rigtige person. Vælger du ingen, oprettes projektet uden projektleder — hele rækken ryger ikke.
Planners Tildelt til-kolonne indeholder visningsnavne, ikke e-mailadresser. Har to personer samme navn, kan importen ikke gætte — derfor spørger den.
Ingenting skrives før du har set forhåndsvisningen
Før importen rører databasen, får du en optælling: hvor mange projekter der oprettes, hvor mange der opdateres, hvor mange der er uændrede, og hvor mange rækker der springes over på grund af fejl. Fejlene står per række, så du kan rette arket og prøve igen.
Sådan forbereder du et Planner-ark
- Åbn din plan i Microsoft Planner
- ⋯ → Eksportér plan til Excel
- Gem filen
- Læs filen ind i Ressourcify
Planners overskrifter genkendes automatisk hvor de kan. Rammer automatikken forbi, kan du altid rette kolonnerne manuelt før forhåndsvisningen.
Der er to ting ved Planners eksport, som er værd at kende på forhånd.
Filen indeholder flere faneblade
En Planner-eksport er ikke ét ark, men typisk seks: Plan, Konsoliderede data, Opgaver, Goals, Buckets og Brugere.
Opgaverne står i Konsoliderede data — det er dét faneblad du skal bruge. Fanebladet Opgaver indeholder de samme opgaver, men med interne id'er i stedet for navne.
Buckets er ikke afdelinger
Planners Bucket-kolonne bliver bevidst ikke oversat til afdeling.
Buckets bruges oftest til arbejdsgangen — To do, Backlog, I gang — og
ikke til hvem der ejer opgaven. Bruger I dem faktisk som afdelinger, kan du selv
mappe kolonnen til Afdeling undervejs.
Planners Status-kolonne bruger andre værdier end Ressourcify (Ikke startet,
I gang, Fuldført). Dem oversætter importen selv — Fuldført bliver til
Afsluttet, og de to øvrige til Aktiv, for vi har ingen "endnu ikke
påbegyndt". Står der en værdi vi ikke kender, siger forhåndsvisningen til, og
projektet oprettes som Aktiv.
Fortryd en import
En import kan fortrydes bagefter. Fortrydelsen fjerner de projekter importen oprettede, og kun dem der stadig er urørte — har nogen nået at lægge allokeringer, Jira-sager eller forecast på et projekt, bliver det stående, og du får at vide hvor mange der blev sprunget over.
Der er ingen tidsfrist. Til gengæld ruller en fortrydelse ikke opdateringer tilbage: kørte du filen anden gang og rettede 32 projekter, kan de 32 ikke føres tilbage til deres gamle værdier.